Clockflux

Stunden exportieren: wann CSV, PDF und ICS die richtige Wahl sind

App-FunktionArbeitszeit und Gehalt4 Min. LesezeitVon

Irgendwann müssen deine Stunden die App verlassen. Die Lohnbuchhaltung will eine Zahl, ein Kunde einen Stundenzettel, oder du willst deine eigene Aufzeichnung mit der Abrechnung vergleichen. Clockflux Pro kann einen Zeitraum in drei Formaten exportieren, und sie sind für unterschiedliche Aufgaben gebaut. Hier steht, was jedes enthält und wann du zu welchem greifst.

So exportierst du

Öffne den Tab Kalender und drücke Exportieren…. Ein kleines Fenster öffnet sich mit einem Von- und einem Bis-Datum, eingestellt auf den Monat, den du gerade ansiehst, und mit einem Button pro Format: CSV, PDF und ICS. Ändere die Daten, wenn du einen anderen Zeitraum willst, drücke einen Button, und die Datei wird heruntergeladen.

Einige Details:

  • Der Zeitraum darf höchstens etwa drei Jahre umfassen, und das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.
  • Clockflux erstellt die Datei auf seinem Server aus den Einträgen, die die App mit deiner Anfrage schickt, du brauchst also eine Verbindung. Offline ist der Button nicht verfügbar, bis du wieder online bist.
  • Sitzungszeiten werden in der Zeitzone deines Browsers geschrieben, und die Datei nennt, welche es ist.
  • Die Tagessummen enthalten deine Pausenanpassung, wenn du die Pausengutschrift eingeschaltet hast, genau wie in der App.
  • Summen sind Dezimalstunden mit zwei Nachkommastellen, ohne die Viertelstundenrundung, die die Dezimalansicht der App verwendet. Warum das wichtig ist, steht in einem früheren Beitrag.

CSV: für Tabellen, Lohnabrechnung und Rechnungen

Die CSV ist die Rohaufzeichnung. Sie hat eine Zeile pro Tag mit Sitzungen oder einem freien Tag, mit diesen Spalten:

  • Date und Weekday
  • Day Off: Personal, Sick, Official oder Unpaid, mit „(Half Day)“, wenn es ein halber Tag war
  • Total Hours: zum Beispiel 7.83
  • Sessions: die Sitzungen des Tages als Start- und Endzeiten, etwa 09:00-12:30; 13:00-17:30. Bei einer noch laufenden Sitzung steht als Endzeit ein Strich.
  • Tasks: nur, wenn du Stunden pro Aufgabe erfasst. Jeder Tag listet seine Aufgaben und deren Stunden auf, zum Beispiel Client A 3.50h; Client B 4.00h.

Die Datei ist UTF-8 mit der Markierung, die Excel braucht, Umlaute öffnen sich also mit einem Doppelklick korrekt. Öffne sie in deiner Tabellenkalkulation, und die Spalte Total Hours lässt sich mit einer einfachen Summe addieren. Das ist das Format, wenn du eine Gehaltsabrechnung prüfen, eine Rechnung erstellen oder einen eigenen Bericht bauen willst.

PDF: ein Bericht zum Weitergeben

Das PDF ist die Version zum Lesen. Es ist ein A4-Bericht mit:

  • einem Kopf mit dem Zeitraum und dem Erstellungsdatum;
  • vier Kennzahlen: gearbeitete Stunden, Arbeitstage, freie Tage und dein Tagessoll;
  • einem Abschnitt Stunden pro Aufgabe mit farbigem Balken und Anteil für jede Aufgabe, falls du nach Aufgaben erfasst;
  • einer Tabelle Tag für Tag mit den Stunden und Sitzungen jedes Tages und einer Summe unten. Ein ganzer freier Tag zeigt statt der Sitzungen seine Art.

Die Fußzeile nennt die Zeitzone der Zeiten und nummeriert die Seiten. Es ist das Format für einen Stundenzettel, den deine Chefin oder ein Kunde abzeichnen muss, oder für die eigenen Unterlagen am Monatsende.

ICS: deine freien Tage in deinem Kalender

Die ICS-Datei enthält deine freien Tage und keine deiner Stunden. Jeder freie Tag im Zeitraum wird zu einem ganztägigen Termin namens „Day Off (Personal)“, „Day Off (Sick)“ und so weiter, abgelegt unter „Time Off“ und so eingestellt, dass du als verfügbar angezeigt wirst.

Importiere sie in Google Kalender, Outlook oder den Apple-Kalender, und dein Urlaub erscheint neben deinen Terminen. Es ist eine Datei, die du einmal importierst, sie aktualisiert sich also nicht von selbst. Wenn du später einen freien Tag in Clockflux änderst, exportiere erneut und importiere die neue Datei.

Welches wofür

  • Eine Gehaltsabrechnung prüfen oder eine Rechnung erstellen: CSV.
  • Einen Stundenzettel übergeben oder einen Monatsnachweis führen: PDF.
  • Deinen Urlaub in einem Kalender zeigen, den deine Kolleginnen und Kollegen sehen: ICS.

Wenn du eine Kopie von allem suchst, um Clockflux auf einem anderen Gerät wiederherzustellen, nutze stattdessen das Backup in den Einstellungen. Ein Backup dient dazu, deine Daten wieder in Clockflux einzuspielen, ein Export dazu, sie woanders zu lesen.

Kostenlos und Pro

Exporte gehören zu Clockflux Pro. Im kostenlosen Tarif weist dich der Kalender-Tab darauf hin, und das Backup ist der Weg, an eine Kopie deiner Daten zu kommen. Die Datenschutzerklärung beschreibt, was wir speichern und wie du es exportieren oder löschen lassen kannst.