Clockflux

So erfasst du deine Arbeitszeit

Von Veröffentlicht am , aktualisiert am

Eine ehrliche Aufzeichnung deiner Arbeitszeit kostet am Tag nur Sekunden, wenn du es richtig anpackst.

Warum deine Arbeitszeit erfassen?

Auch mit festem Gehalt ist eine Aufzeichnung deiner Stunden nützlich:

  • Überstunden, die du belegen kannst. „Ich gehe oft spät“ ist ein Eindruck; „Ich habe seit März 23 Stunden mehr gearbeitet, als in meinem Vertrag steht“ ist ein Gespräch mit deiner Führungskraft.
  • Gleitzeit und Freizeitausgleich. Wenn Mehrstunden mit Freizeit ausgeglichen werden können, muss jemand mitzählen. Es ist sicherer, wenn du das bist.
  • Stundenzettel und Rechnungen. Selbstständige und alle, die nach Stunden bezahlt werden, brauchen die Zahlen ohnehin; sie laufend zu notieren ist besser, als sich am Freitag eine Woche aus dem Gedächtnis zusammenzureimen.
  • Die gesetzlichen Grenzen. In der Europäischen Union begrenzt die Arbeitszeitrichtlinie die durchschnittliche Woche auf 48 Stunden, Überstunden eingeschlossen. In Deutschland sieht das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) grundsätzlich höchstens 8 Stunden pro Werktag vor, verlängerbar auf bis zu 10 Stunden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Außerdem muss der Arbeitgeber gemäß § 16 ArbZG die über 8 Stunden pro Werktag hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen, und das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten insgesamt erfassen müssen. Um zu wissen, wo du stehst, musst du deine Stunden kennen.
  • Dein eigenes Wohlbefinden. Lange Wochen schleichen sich unbemerkt ein. Vier hintereinander in einem Diagramm zu sehen macht den Trend schwer zu ignorieren.

Was du notierst

Mindestens die Uhrzeit, zu der du anfängst, und die Uhrzeit, zu der du aufhörst, für jeden Arbeitsabschnitt. Alles andere (Tages- und Wochensummen, Überstunden) lässt sich daraus berechnen.

Bei Pausen kommt es darauf an, ob sie bezahlt werden. Eine bezahlte Pause, etwa die Kaffeepause, die dein Vertrag vorsieht, ist Arbeitszeit: Lass die Uhr laufen und notiere nur, wie lange sie dauerte. Eine unbezahlte Pause oder alles, was keine Arbeit ist (eine unbezahlte Mittagspause, die Kinder zur Schule bringen), ist eine Lücke zwischen zwei Abschnitten: Notiere sie als Ausstempeln und Einstempeln, statt sie hinterher abzuziehen, das führt zu viel weniger Fehlern. Zur Einordnung: Das ArbZG verlangt Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit und von mindestens 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG). Diese Ruhepausen zählen gesetzlich nicht zur Arbeitszeit, ob sie bezahlt werden, regelt dein Vertrag.

Notiere auch die Tage, an denen du nicht arbeitest, und warum: Urlaub, Krankheit, Feiertag, unbezahlter Urlaub. Jeder verändert, was eine „normale“ Woche ist, und Urlaubstage werden von deinen Jahrestagen abgezogen, die anderen in der Regel nicht.

Eine Methode wählen, die du wirklich durchhältst

Die beste Methode ist die, die am wenigsten Aufwand verlangt, denn die Aufzeichnung funktioniert nur, wenn du sie jeden Tag führst:

  • Papier oder Notizbuch: nichts zu installieren, aber die Summen rechnest du von Hand, und bei den Minuten passieren schnell Fehler (7:45 + 8:20 sind 16:05, nicht 15:65).
  • Eine Tabelle: flexibel und kostenlos, aber du musst daran denken, sie zu öffnen, und Formeln mit Uhrzeiten sind heikel. Die Umstellung auf Dezimalstunden hilft.
  • Eine Zeiterfassungs-App: ein Tipp zum Starten und Stoppen, und die Rechnerei erledigt sich von selbst. Schwierig ist, eine zu finden, die nicht mehr verlangt als nötig.

Eine Routine, die funktioniert

  1. Starte die Uhr, wenn du anfängst zu arbeiten, vor deiner ersten E-Mail, nicht danach.
  2. Lass sie bei bezahlten Pausen laufen und stoppe sie bei unbezahlten und bei allem, was keine Arbeit ist: eine unbezahlte Mittagspause, die Kinder zur Schule bringen.
  3. Stoppe sie, wenn du fertig bist, und wirf einen Blick auf die Tagessumme.
  4. Markiere freie Tage direkt, mit ihrem Grund.
  5. Zieh einmal pro Woche Bilanz: Korrigiere, was du vergessen hast, und vergleiche die Woche mit deinem Ziel. Überstunden berechnen erklärt, wie.

Wie Clockflux es macht

Clockflux wurde um genau diese Routine herum entworfen. Ein einziger Schalter stempelt dich ein und aus; der Button ☕ Pause machen stoppt deine bezahlten Pausen innerhalb der Sitzung und vergleicht sie mit deiner täglichen Pausenzeit, während eine unbezahlte Lücke einfach ein Ausstempeln und Einstempeln ist; der Kalender hält deine freien Tage und ihre Gründe fest; und Wochenziel, Überstundensaldo und Urlaubstage führen sich von selbst. Es ist kostenlos, funktioniert offline und braucht kein Konto. Deine Stunden bleiben auf deinem Gerät. Beginne mit den ersten Schritten.

Quellen

Weitere Ratgeber