Deine Stunden erfassen
Alles zum Tab Erfassen: Sitzungen, Summen, Wochenziel, Pausen, Aufgaben und wie du Fehler korrigierst.
Ein- und Ausstempeln
Der Schalter im Tab Erfassen startet und stoppt die Uhr. Solange du arbeitest, zeigt ein Live-Timer, wie lange die aktuelle Sitzung dauert, und auch der Titel des Browser-Tabs zeigt ihn an: So siehst du ihn auf einen Blick aus einem anderen Tab.
Jedes Paar aus Ein- und Ausstempeln bildet eine Sitzung, und ein Tag kann so viele haben, wie du brauchst. Stempel dich zum Mittagessen aus und bei deiner Rückkehr wieder ein: Clockflux addiert beide Sitzungen zur Tagessumme.
Tages- und Wochensummen
Deine Tages- und Wochensummen lassen sich in zwei Formaten anzeigen:
- In Dezimalstunden, zum Beispiel 7,75. Dieses Format verlangen die meisten Stundenzettel sowie Lohnabrechnungs- und Rechnungstools. In diesem Format rundet Clockflux jeden Tag auf die nächste Viertelstunde: 7 h 50 min werden als 7,75 angezeigt.
- In Stunden und Minuten, zum Beispiel 7:50, also die minutengenaue Dauer.
Du musst von einem Format ins andere umrechnen? Der Dezimalstunden-Umrechner übernimmt das, mit einer vollständigen Tabelle von Minuten in Dezimalwerte.
Dein Wochenziel
Clockflux erwartet 8 Stunden pro Arbeitstag, eine normale Woche von Montag bis Freitag hat also ein Ziel von 40 Stunden. Tage, an denen du frei hast, werden abgezogen: Ein ganzer freier Tag zieht 8 Stunden ab, ein halber 4. Mit dem Tarif Pro kannst du statt der 8 Stunden dein eigenes Tagesziel festlegen.
In der laufenden Woche vergleicht Clockflux deine Stunden mit dem Ziel der bereits vergangenen Arbeitstage, nicht der ganzen Woche. Am Mittwochabend sind 24 gearbeitete Stunden genau im Plan, und die Woche wird grün angezeigt. Erreichst du dein Tages- oder Wochenziel, sagt Clockflux es dir.
Stunden über dem Ziel werden zu Überstunden, für die die Gesundheitsansicht einen laufenden Saldo führt.
Eine Pause machen
Unter dem Schalter stoppt der Button ☕ Pause machen eine Pause, während du arbeitest. Tippe erneut darauf (er zeigt dann Pause beenden und die verstrichene Zeit), wenn du zurück bist. Darunter zeigt Clockflux die Pausen des Tages im Vergleich zu deinem Tageskontingent, zum Beispiel „Pausen 10 / 30 min · Noch 20 min“, oder wie viele Minuten du darüber liegst. Solange eine Pause läuft, kannst du dich nicht ausstempeln: Beende zuerst die Pause.
Pausen sind bezahlte Zeit innerhalb deiner Sitzung: Eine Pause zu machen verringert deine Stunden nie. Du richtest sie unter Einstellungen → Pausen ein:
- Tägliche Pausen: die Pausenzeit, die dir dein Vertrag jeden Tag gibt, von 0 bis 30 Minuten (zum Beispiel 15 am Vormittag und 15 am Nachmittag). Sie startet bei 30. Stelle 0 ein, um den Pausen-Button auszublenden.
- Nicht genommene Pausen zu meinen Stunden addieren, standardmäßig ausgeschaltet. Ausgeschaltet verfallen nicht genommene Pausen einfach, wie in vielen Firmen, und deine Pausen werden nur angezeigt. Eingeschaltet wird am Ende jedes Arbeitstags die nicht genommene Pausenzeit zu deinen Stunden addiert, und Pausenzeit über deinem Kontingent wird abgezogen. Das gilt ab dem Tag, an dem du es einschaltest, nie für frühere Tage und nie für heute, bevor der Tag zu Ende ist. Wochenenden und ganze freie Tage haben kein Kontingent, ein halber freier Tag hat die Hälfte.
Mit eingeschalteter Einstellung zählt die Anpassung überall dort, wo deine Stunden zählen: im Verlauf, in der Woche, in deinem Überstundensaldo und in den Exporten. Öffne einen Tag im Verlauf, um seine Pausen und das, was addiert oder abgezogen wurde, zu sehen. Pausen sind in jedem Tarif kostenlos.
Zeit pro Aufgabe erfassen
Mit Clockflux Pro kannst du deine Stunden pro Aufgabe erfassen, zum Beispiel pro Kunde oder Projekt. Stelle unter Einstellungen → Aufgaben die Option Ich erfasse meine Zeit auf Pro Aufgabe und füge deine Aufgaben hinzu. Du kannst sie später umbenennen und erledigte archivieren: Eine archivierte Aufgabe verschwindet aus dem Tab Erfassen, behält aber ihre Stunden. Jede Aufgabe hat außerdem eine Farbe, an der du sie im Tab Erfassen und in deinen Summen erkennst; tippe auf ihr Farbfeld, um eine andere zu wählen.
Dann erscheint direkt unter dem Schalter eine Aufgaben-Auswahl. Wähle die Aufgabe, bevor du dich einstempelst; die zuletzt benutzte ist schon ausgewählt, und + Neue Aufgabe legt direkt eine neue an. Du kannst dich erst einstempeln, wenn du eine Aufgabe gewählt hast.
Um während der Arbeit die Aufgabe zu wechseln, wähle eine andere: Clockflux beendet die Sitzung der aktuellen Aufgabe und startet im selben Moment eine für die neue, sodass jede Sitzung zu genau einer Aufgabe gehört. Wechselst du innerhalb der Minute nach dem Einstempeln, korrigiert Clockflux einfach die Aufgabe. Das Umstellen von Ich erfasse meine Zeit, während du eingestempelt bist, funktioniert genauso: Die Sitzung bleibt ohne Aufgabe oder bekommt die Aufgabe, die die Auswahl anbietet. Während einer Pause sind die Auswahl und diese Einstellung gesperrt, genau wie das Ausstempeln, und die Aufgabe, an der du arbeitest, lässt sich nicht archivieren, bis du die Aufgabe wechselst oder dich ausstempelst.
Unter der Tagessumme zeigt Heute pro Aufgabe die Stunden jeder Aufgabe, und jeder Tag im Verlauf listet sie ebenfalls auf. Im Aufgabenmodus kommt ein Tab Aufgaben zur Tab-Leiste hinzu: Für diese Woche, die letzte Woche, diesen Monat, den letzten Monat, dieses Jahr oder einen Zeitraum deiner Wahl zeichnet er jeden Tag (bei längeren Zeiträumen jeden Monat) in den Farben deiner Aufgaben und zeigt die Stunden und den Anteil jeder Aufgabe. Fahre mit dem Cursor über eine Spalte oder tippe darauf, um die Stunden pro Aufgabe dieses Tages zu sehen. Auch die CSV- und PDF-Exporte bekommen eine Aufgabenspalte. Es sind die Stunden deiner Sitzungen: Die am Tagesende addierte oder abgezogene Pausenzeit zählt für den Tag, nicht für eine Aufgabe.
Einen Fehler korrigieren
Öffne einen beliebigen Tag im Kalender, um ihn zu bearbeiten. Du kannst die Ein- oder Ausstempelzeit einer Sitzung ändern, eine vergessene Sitzung nachtragen, eine löschen oder den Tag als frei markieren.
Ausstempeln vergessen? Läuft eine Sitzung von einem früheren Tag noch, beendet Clockflux sie um 21:00 Uhr dieses Tages (oder am Tagesende, wenn du dich nach 21:00 Uhr eingestempelt hattest), statt sie weiterlaufen zu lassen. Dieser Tag wird im Kalender markiert, damit du die Ausstempelzeit auf die Zeit korrigierst, zu der du tatsächlich fertig warst.