Clockflux

Exporter vos heures : quand choisir le CSV, le PDF ou l’ICS

FonctionnalitéHeures & salaire4 min de lecturePar

Tôt ou tard, vos heures doivent sortir de l’application. La paie veut un chiffre, un client veut une feuille de temps, ou vous voulez comparer votre propre relevé à une fiche de paie. Clockflux Pro exporte une période dans trois formats, conçus pour des usages différents. Voici ce que contient chacun et quand le choisir.

Comment exporter

Ouvrez l’onglet Calendrier et appuyez sur Exporter…. Un petit panneau s’ouvre avec une date Du et une date Au, réglées sur le mois affiché, et un bouton par format : CSV, PDF et ICS. Changez les dates si vous voulez une autre période, appuyez sur un bouton, et le fichier se télécharge.

Quelques précisions :

  • La période peut couvrir environ trois ans au maximum, et la date de fin ne peut pas précéder celle de début.
  • Clockflux construit le fichier sur son serveur à partir des entrées que l’application envoie avec votre demande : il faut donc une connexion. Hors ligne, l’export reste indisponible jusqu’à votre retour en ligne.
  • Les heures des sessions sont écrites dans le fuseau horaire de votre navigateur, et le fichier indique lequel.
  • Les totaux quotidiens incluent l’ajustement des pauses si vous avez activé le crédit des pauses, comme dans l’application.
  • Les totaux sont en heures décimales à deux décimales, sans l’arrondi au quart d’heure de l’affichage décimal de l’application. Pourquoi c’est important est expliqué dans un article précédent.

CSV : pour les tableurs, la paie et les factures

Le CSV est le relevé brut. Il contient une ligne par jour comportant des sessions ou un jour off, avec ces colonnes :

  • Date et Weekday (jour de la semaine)
  • Day Off : Personal, Sick, Official ou Unpaid, avec « (Half Day) » pour une demi-journée
  • Total Hours : par exemple 7.83
  • Sessions : les sessions du jour en heures de début et de fin, comme 09:00-12:30; 13:00-17:30. Une session encore en cours affiche un tiret comme heure de fin.
  • Tasks : seulement si vous suivez vos heures par tâche. Chaque jour liste ses tâches et leurs heures, par exemple Client A 3.50h; Client B 4.00h.

Les intitulés de colonnes sont en anglais dans le fichier. Il est en UTF-8 avec le marqueur dont Excel a besoin, si bien que les accents s’affichent correctement d’un double-clic. Ouvrez-le dans votre tableur, et la colonne Total Hours s’additionne avec une simple somme. C’est le format à utiliser pour vérifier une fiche de paie, calculer une facture ou construire votre propre rapport.

PDF : un rapport à envoyer

Le PDF est la version à lire. C’est un rapport A4 avec :

  • un en-tête avec la période et la date de génération ;
  • quatre chiffres clés : heures travaillées, jours travaillés, jours off et votre objectif quotidien ;
  • une section Hours per task avec une barre colorée et une part pour chaque tâche, si vous suivez par tâche ;
  • un tableau Day by day avec les heures et les sessions de chaque jour, et un total en bas. Un jour off complet affiche son type à la place des sessions.

Le pied de page indique le fuseau horaire des heures et numérote les pages. Les titres du rapport sont en anglais. C’est le format pour une feuille de temps qu’un responsable ou un client doit valider, ou pour vos propres archives en fin de mois.

ICS : vos jours off dans votre calendrier

Le fichier ICS contient vos jours off et aucune de vos heures. Chaque jour off de la période devient un événement sur la journée entière, intitulé « Day Off (Personal) », « Day Off (Sick) » et ainsi de suite, classé dans « Time Off » et réglé pour vous afficher comme disponible.

Importez-le dans Google Agenda, Outlook ou Calendrier d’Apple, et vos congés apparaissent à côté de vos réunions. C’est un fichier que l’on importe une fois, il ne se met donc pas à jour tout seul. Si vous modifiez ensuite un jour off dans Clockflux, exportez de nouveau et importez le nouveau fichier.

Lequel pour quoi

  • Vérifier une fiche de paie ou préparer une facture : le CSV.
  • Remettre une feuille de temps ou garder un relevé mensuel : le PDF.
  • Montrer vos congés dans un calendrier que vos collègues voient : l’ICS.

Si vous voulez une copie de tout pour restaurer Clockflux sur un autre appareil, utilisez plutôt la sauvegarde dans les Réglages. Une sauvegarde sert à remettre vos données dans Clockflux, et un export à les lire ailleurs.

Gratuit et Pro

Les exports font partie de Clockflux Pro. Avec l’offre gratuite, l’onglet Calendrier vous le signale, et la sauvegarde est le moyen d’obtenir une copie de vos données. La politique de confidentialité indique ce que nous conservons et comment l’exporter ou l’effacer.