Clockflux

Exportar tus horas: cuándo elegir CSV, PDF o ICS

Función de la appHoras y sueldo4 min de lecturaPor

Tarde o temprano tus horas tienen que salir de la aplicación. Nómina quiere una cifra, un cliente quiere una hoja de horas, o quieres comparar tu propio registro con una nómina. Clockflux Pro exporta un periodo en tres formatos, pensados para tareas distintas. Esto es lo que contiene cada uno y cuándo usarlo.

Cómo exportar

Abre la pestaña Calendario y pulsa Exportar…. Se abre un panel pequeño con una fecha Desde y otra Hasta, puestas en el mes que estás viendo, y un botón por formato: CSV, PDF e ICS. Cambia las fechas si quieres otro periodo, pulsa un botón y el archivo se descarga.

Algunos detalles:

  • El rango puede abarcar unos tres años como máximo, y la fecha final no puede ser anterior a la inicial.
  • Clockflux genera el archivo en su servidor a partir de los registros que la aplicación envía con tu petición, así que necesitas conexión. Sin conexión, la exportación no está disponible hasta que vuelvas a estar en línea.
  • Las horas de las sesiones se escriben en la zona horaria de tu navegador, y el archivo indica cuál.
  • Los totales diarios incluyen tu ajuste de pausas si has activado el crédito de pausas, igual que en la aplicación.
  • Los totales van en horas decimales con dos decimales, sin el redondeo al cuarto de hora de la vista decimal de la aplicación. Por qué importa se explica en un artículo anterior.

CSV: para hojas de cálculo, nómina y facturas

El CSV es el registro en bruto. Tiene una fila por cada día con sesiones o con un día libre, con estas columnas:

  • Date y Weekday (día de la semana)
  • Day Off: Personal, Sick, Official o Unpaid, con «(Half Day)» si era medio día
  • Total Hours: por ejemplo 7.83
  • Sessions: las sesiones del día como horas de inicio y fin, del tipo 09:00-12:30; 13:00-17:30. Una sesión que sigue en curso muestra un guion como hora de fin.
  • Tasks: solo si llevas el registro de horas por tarea. Cada día enumera sus tareas y sus horas, como Client A 3.50h; Client B 4.00h.

Los encabezados de columna van en inglés en el archivo. Está en UTF-8 con la marca que Excel necesita, así que los acentos se ven bien al abrirlo con doble clic. Ábrelo en tu hoja de cálculo y la columna Total Hours se suma con una suma normal. Es el formato para comprobar una nómina, calcular una factura o montar tu propio informe.

PDF: un informe para enviar

El PDF es la versión para leer. Es un informe en A4 con:

  • una cabecera con el periodo y la fecha de generación;
  • cuatro cifras resumen: horas trabajadas, días trabajados, días libres y tu objetivo diario;
  • una sección Hours per task con una barra de color y un porcentaje por tarea, si llevas el registro por tareas;
  • una tabla Day by day con las horas y las sesiones de cada día, y un total al final. Un día libre completo muestra su tipo en lugar de las sesiones.

El pie indica la zona horaria de las horas y numera las páginas. Los títulos del informe están en inglés. Es el formato para una hoja de horas que tu responsable o un cliente tiene que validar, o para tus propios archivos a final de mes.

ICS: tus días libres en tu calendario

El archivo ICS contiene tus días libres y ninguna de tus horas. Cada día libre del periodo se convierte en un evento de día completo llamado «Day Off (Personal)», «Day Off (Sick)» y así sucesivamente, archivado en «Time Off» y configurado para mostrarte como disponible.

Impórtalo en Google Calendar, Outlook o Calendario de Apple, y tus vacaciones aparecen junto a tus reuniones. Es un archivo que se importa una vez, así que no se actualiza solo. Si luego cambias un día libre en Clockflux, vuelve a exportar e importa el archivo nuevo.

Cuál para qué

  • Comprobar una nómina o preparar una factura: el CSV.
  • Entregar una hoja de horas o guardar un registro mensual: el PDF.
  • Mostrar tus vacaciones en un calendario que ven tus compañeros: el ICS.

Si lo que quieres es una copia de todo para restaurar Clockflux en otro dispositivo, usa mejor la copia de seguridad de Ajustes. Una copia sirve para volver a meter tus datos en Clockflux, y una exportación para leerlos en otro sitio.

Gratis y Pro

Las exportaciones forman parte de Clockflux Pro. En el plan gratuito, la pestaña Calendario te lo indica, y la copia de seguridad es la forma de obtener una copia de tus datos. El aviso de privacidad explica qué conservamos y cómo exportarlo o borrarlo.